Los derrochadores de tiempo los observamos dn 3 categorías:
1- Falta de control sobre el ambiente de trabajo
2- Falta de Planificación
3- Falta de Autogestión
Uno de los primeros pasos para tomar el control de su tiempo es averiguar dónde lo está perdiendo, repasar las tres categorías de pérdidas de tiempo comunes y dar el primer paso para identificar cuáles se aplican a usted y le hacen perder el tiempo.
1- Gestión de su entorno de trabajo ¿Cuáles son sus pérdidas de tiempo?
- Visitantes sin cita previa
- Falta de capacitación: no sabe cómo completar ciertas tareas
- Duplicación de esfuerzos
- Equipos o instalaciones inadecuados
- Responsabilidad o autoridad confusa
- Papeleo/burocracia/demasiados correos electrónicos
- Reuniones
- Interrupciones telefónicas
- Distracciones visuales o ruidosas que hacen que la atención cambie
2- Falta de planificación ¿Cuáles son tus pérdidas de tiempo?
- Intento de hacer demasiado
- Indecisión: recopilación interminable de información.
- No hay planes específicos para cumplir tus objetivos
- Sin prioridades diarias: no sé qué hacer primero
- Estimaciones de tiempo poco realistas
- No hay plan para usar el "tiempo de espera" (citas, etc.) de manera efectiva
- Fracaso en dividir las prioridades en partes pequeñas y manejables
- Falta de metas escritas con plazos
- Tomar decisiones rápidas basadas en pocos hechos.
- Gestión de crisis derivadas de la falta de planificación
3- Mala autogestión ¿Cuáles son tus pérdidas de tiempo?
- Dilación
- No hay autodisciplina en permanecer con su máxima prioridad hasta que esté hecho
- Dejar tareas sin terminar.
- Perfeccionismo y/o empantanarse con los detalles.
- Impaciencia y prisa.
- Tardanza/ausentismo
- Conversaciones sin sentido, que interfieren con su principal prioridad
- No puedo decir "¡no!"
- Tiempo dedicado a buscar artículos/sistema de archivo deficiente
- Intentar demasiado y no aceptar ayuda o delegar
Consejos de gestión del tiempo para un mejor entorno de trabajo:
- Cierra la puerta y deja una nota diciendo cuándo estarás disponible
- Levántese cuando entre el visitante y manténgase de pie.
- Salude al visitante y explíquele que está trabajando para cumplir una fecha límite
- Establecer un límite de tiempo para la visita
- Hacer una cita para un horario más conveniente
- Camine hacia la puerta mientras reconoce y resume
- Reorganice el diseño de su oficina para que no esté frente a las personas que caminan por el pasillo para reducir las posibilidades de que las personas entren y lo interrumpan.
- Ve a su oficina para que tengas el control de cuándo te vas
- Pídeles a los visitantes que te ayuden con tu trabajo cuando aprendan a no dejarse caer a menos que sea realmente urgente e importante.
- Use el correo de voz cuando esté trabajando en una tarea importante, no se sienta obligado a contestar el teléfono cada vez que suene.
Consejos de gestión del tiempo para una mejor planificación:
- Use una lista priorizada de tareas diarias
- Comience siempre con A o tareas de alta prioridad en su lista de tareas pendientes y no con tareas de baja prioridad de C
- Maneje cada correo electrónico o hoja de papel solo una vez, léalo, archívelo, elimínelo o tome medidas al respecto de inmediato.
- Escribir metas y establecer prioridades.
- Establezca rituales, establezca una hora específica del día, por ejemplo, temprano en la mañana para hacer su lista de tareas pendientes o al final del día para hacer la lista de tareas pendientes del día siguiente.
- Establezca un tiempo específico para contestar llamadas telefónicas y responder correos electrónicos
- Planifica siempre con antelación, con una semana, dos o tres semanas de antelación
- Siempre tenga en cuenta la verificación de planificación de 5 puntos Qué, Dónde, Cómo, Cuándo, Quién
- Utilice un planificador, Organizador, Outlook o cualquier otra herramienta de planificación de su elección.
Consejos de gestión del tiempo para una mejor autogestión: ¡simplemente comience!
- Dedique tiempo a dividir la actividad en partes pequeñas
- Programar la finalización de fragmentos durante un período de tiempo
- Evitar la “parálisis de análisis”
- Establezca una hora de inicio y una fecha límite, luego cúmplala.
- Sea realista sobre la fecha límite: no se permita estar bajo tanta presión que no deje tiempo para las correcciones.
- Determine qué lo motiva y recompénsese a medida que completa partes de la tarea
- Ser asertivo y aprender a decir "NO"
Escribir comentario